Hồ sơ và chứng từ là nguồn tài liệu, những bằng chứng cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức, đặc biệt quan trọng đối với những cơ quan Nhà nước. Cũng chính vì thế công tác lưu trữ luôn là vấn đề được quan tâm đặc biệt mỗi khi có chuyện liên quan. Do vậy, khi xây dựng cũng như thiết kế một kho lưu trữ luôn phải có một kế hoạch cụ thể thiết kế sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động, dễ tìm kiếm khi cần, không gian có thể chứa đựng hồ sơ, tối thiểu lên đến 15 năm và chú ý đến những yếu tố cơ bản như duy trì tối đa chất lượng, tuổi thọ tài liệu được lưu trữ.
 
Những yếu tố cần lưu ý khi thiết kế kho lưu giữ hồ sơ
1. Lựa chọn địa điểm xây kho
Đối với những doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ thuê kho lưu hồ sơ thì địa điểm là yếu tố khá quan trọng để họ đưa ra quyết định nên chọn hay không để đề phòng rủi ro. Địa điểm kho lưu trữ hồ sơ phải đạt những yêu cầu cơ bản sau: Khô ráo, độ ẩm thấp, môi trường xung quanh trong lành, địa chất ổn định, thuận lợi giao thông đi lại, xe phòng cháy – chữa cháy có thể dễ dàng ra vào.
2. Quy mô kho
Ước tính diện tích xây kho còn phụ thuộc rất nhiều vào tình hình hoạt động và tiếp nhận văn bản hằng ngày của các tổ chức, tuy nhiên bạn có thể ước tính dựa trên cách thức đơn giản là xem xét số lượng tài liệu hiện có và lượng hồ sơ lưu trữ trong khoảng 15 – 20 năm sau. Vì theo luật, nhiều chứng từ thuế bắt buộc các doanh nghiệp phải lưu giữ trong suốt 10 năm.
Trong một kho lưu trữ, rất có thể sẽ được thiết kế ra nhiều phòng kho nhỏ để lưu trữ từng loại hồ sơ lưu trữ khác biệt.
3. Diện tích các phòng kho
Để dễ dàng quản lý cũng như vệ sinh, bảo quản kho không nên rộng quá 200 mét vuông, thiết kế các giá kệ, diện tích các lối đi trong kho cần phân ra một lối đi chính để đủ diện tích dùng các phương tiện di chuyển cũng như đề phòng khi có hỏa hoạn xảy ra.
Tham khảo cách thiết kế lối đi trong kho như sau, lối đi giữa các hàng giá: 0,7 – 0,8 mét, lối đi đầu giá: 0,4 – 0,6 mét, lối đi chính trong kho: 1,2 – 1,5 mét, lối đi xung quanh kho (hành lang hoặc hàng hiên): 0,8 – 1,2 mét.
4. Thiết kế, xây dựng tường kho:
Tường kho và tường ngăn giữa các phòng kho phải có độ chịu lửa theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định (không xập đổ sau 04 giờ có cháy).
Tường kho phía ngoài phải bảo đảm cách nhiệt, chống nóng, chống ngấm nước mưa…
Tường của kho có lắp đặt máy điều hòa không khí phải xây 02 lớp, khoảng trống ở giữa phải có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt…

1. Mặt bằng và hướng nhà kho
Như đã nói ở phần 1, ở phần địa điểm xây kho mình có liệt kê những điều cần lưu ý, thì việc lựa chọn mặt bằng xây dựng kho lưu trữ hồ sơ cũng tương tự như thế. Tuy nhiên, về hướng nhà kho thì í tai để ý đến vì đa phần là sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào hướng đường chính, những nếu bạn có cơ hội để lựa chọn thì cũng nên chú ý đến vấn đề này. Theo phong thủy, hướng nhà kho nên quay về hướng Nam hoặc Đông Nam. Đầu hồi nhà hướng Tây không nên làm cửa sổ.
 
2. Thiết kế cửa kho
- Cửa kho có thể chịu lực tốt, chắc chắn và phải có khóa an ninh.
- Cửa kho được lắp mở theo chiều từ trong ra ngoài và chỉ làm 01 cánh, cửa được thiết kế 02 lớp ở giữa có vật liệu cách ẩm cũng như cách nhiệt tốt…
- Bên trong phải có lắp máy điều hòa, tùy vào từng phòng để lưu trữ cửa kho có thể thiết kế them cho phép ánh sang chiếu vào, đại đa phần đối với kho lưu trữ hồ sơ thì không cho phát ánh sang mặt trời chiếu vào trực tiếp cho nên thiết kế cửa sổ cũng rất ít.
3. Thiết kế chiều cao kho
Đối với nhà kho đa tầng, mỗi tầng kho cao khoảng 2m8 (tính từ sàn kho này đến sàn kho khác). Đối với một nhà kho lưu trữ đạt chuẩn cần phải đủ 03 lớp, phần hầm, phần nóc và phần kho lưu trữ. Theo đó, tầng hầm thông gió chống ẩm ở bên dưới cao trên 1m80 và tầng nóc thông gió chống nóng bên trên cao 1 m (thiết kế mái 02 lớp).
4. Tải trọng sàn kho có thể chịu
Sàn kho phải thiết kế có tải trọng: 850 – 1000kg/m2
Sàn kho dùng giá com-pắc có tải trọng: 1.200 kg/m2.
5. Thiết lập hệ thống điện trong kho
Thiết kế hệ thống điện cho kho lưu trữ cần thiết kế 2 hệ thống điện riêng biệt gồm: hệ thống điện làm việc trong kho và hệ thống điện bảo vệ bên ngoài nhà kho. Cần có cầu dao tổng và cầu dao phụ cho từng phòng kho, mỗi kho phải có CP tự động. Dây dẫn điện trong kho phải làm bằng cáp chì, đi ngầm. Đèn chiếu sáng trong kho cần có lớp bảo vệ, mỗi bóng có một công tắc riêng.
6. Hệ thống thông gió
+ Luôn luôn duy trì lượng gió thông trong kho, với tốc độ: 5m/s.
+ Lưu lượng gió luân chuyển khoảng 1­8 lần thể tích trong kho một giờ.
Trong trường hợp phải dùng lại những ngôi nhà hoặc các phòng làm việc cũ để làm kho bảo quản tài liệu thì phải cải tạo lại cho phù hợp với yêu cầu bảo quản an toàn  tài liệu. Đặc biệt lưu ý tới tải trọng sàn, cần cải tạo lại cửa sổ, cửa ra vào, hệ thống điện, nước…